Comunicarea este un proces deosebit de important pentru buna funcționare a unui business, indiferent de natura lui. Buna relaționare, verbală sau scrisă, cu partenerii de afaceri, clienții sau furnizorii este esențială. Și mai ales cu colegii. Task-urile, problemele, strategiile de dezvoltare etc. nu pot fi duse la bun sfârșit în lipsa comunicării. Dar, la fel ca scrisul sau managementul, trebuie învățată și practicată. Iată câteva sfaturi de urmat pentru o comunicare cât mai eficientă la locul de muncă.
- Stabilește o legătură cu colegii
Încearcă pe cât posibil să îți cunoști oamenii din echipă, fie ei superiori sau subordonați. Află ce le place sau ce îi deranjează și arată-le că îi respecți, că îți pasă de ei. Când relaționați, comunicarea nu trebuie să fie rece și impersonală. Și cu cât comunicați mai mult, cu atât mai ușor veți trece peste momentele dificile.
- Comunică sincer și respectuos
Nu le ascunde colegilor eventualele probleme pe care le ai, de exemplu, la rezolvarea unui task. Fii sincer cu ei, mai ales dacă îi afectează direct. Dă-le și lor ocazia să-și spună problemele și încercați să le rezolvați împreună. Indiferent de cât de gravă e situația, încearcă să menții un ton calm, să nu jignești și să nu îți pui colegii într-o lumină proastă în fața celorlalți sau a superiorilor.
- Ascultă și vei fi ascultat
Un aspect foarte important al comunicării este acela de a asculta activ și cu atenție ce are de spus partenerul de discuție. De a înțelege ce încearcă să transmită, pentru a-i putea răspunde în consecință. Chiar dacă vrem neapărat să ne impunem punctul de vedere și să-l facem înțeles, trebuie să fim conștienți că și celălalt are ceva de spus și să-i dăm ocazia să se exprime. Încurajează comunicarea în dublu sens. Monoloagele nu prea sunt constructive în ședințele de la birou.
- Cere și dă feedback
Chiar dacă o să-ți placă sau nu ce auzi, feedback-ul este o altă formă de comunicare foarte importantă și un instrument valoros atât pentru angajați cât și pentru angajatori. El are ca scop evaluarea activității prin prisma celorlalți, identificarea problemelor sau a lucrurilor care nu au fost suficient explicate sau înțelese și ar trebui să ofere un echilibru în munca de echipă. Un feedback corect și sincer poate ajuta la evitarea neînțelegerilor între colegi, care, pe termen lung pot provoca frustrări sau conflicte serioase.
- Folosește eficient comunicarea pe e-mail
- Titlul trebuie să fie scurt și să reprezinte cât mai bine cuprinsul mesajului
- Scrie mesajul concis și clar și verifică textul înainte de a-l trimite ca să corectezi eventualele greșeli
- Întotdeauna verifică destinatarul pentru a nu ajunge să trimiți informații importante la cine nu trebuie.
- Semnează-te mereu cu numele complet, funcția, firma pe care o reprezinți și numărul de telefon
Prin serverele unei companii mari pot trece zilnic mii de mesaje. Acestea pot bloca sistemul sau pot crea neplăceri angajaților, care fie nu mai au spațiu în căsuța de e-mail, fie nu le pot parcurge pe toate în timp util. De aceea este recomandat să se evite folosirea mesageriei electronice de serviciu pentru probleme personale. Totodată, specialiștii recomandă și ca principalul criteriu de trimitere a unui mesaj în masă să fie relevanța iar fișierele atașate, cât mai mici. Comunicarea se va face politcos, pe un ton adecvat mediului profesional. Informațiile transmise trebuie să fie corecte și să nu lezeze imaginea firmei sau a colegilor.
- Implementează soluții dedicate comunicării în mediul de afaceri
O variantă extrem de fiabilă pentru facilitarea comunicării și lucrului în echipă, în timp real și cu costuri extrem de accesibile, o reprezintă produsele G Suite, o soluție de aplicații ”in cloud”, completă, foarte rapidă și sigură. Aceasta este disponibilă la marii provideri de hosting, care au contracte de parteneriat cu Google.
Fiind un instrument de comunicare extrem de important, e vital ca serviciul de email să funcționeze non-stop iar mesajele să ajungă rapid la destinație. De aceea e de preferat să nu folosim soluții gratuite ci să apelăm la firme care oferă servicii profesionale de email hosting, dedicate business-urilor și adaptate nevoilor acestora.
Dacă ții cont de toate aceste sfaturi, o să constați că, realizată corect, comunicarea la locul de muncă are numai beneficii. Ajută la consolidarea spiritului de echipă, la crearea unui mediu de lucru plăcut, la evitarea conflictelor între colegi, la rezolvarea ușoară a problemelor și, cel mai important, duce la creșterea eficienței și la obținerea mai rapidă a rezultatelor dorite.
